Lancer son cabinet

Comment planifier son implantation

• Faut-il racheter ou créer un cabinet ?
• Quels sont les statuts juridiques ?
• Quelles sont les étapes jusqu’à l’ouverture ?

Lancer son cabinet peut rapidement se transformer en un véritable parcours du combattant sans une préparation minutieuse. Mon expérience devrait vous aider à faire les bons choix et éviter la plupart des pièges.

Vaut-il mieux louer, acheter les murs, faire construire ? Selon si l’on part de zéro ou si l’on compose avec l’existant, les approches sont différentes. Je vous propose d’étudier au cours de cette partie, les avantages et les inconvénients de chaque solution.

Vient ensuite le moment de choisir son statut juridique. Allez-vous exercer en nom propre ou créer une société ? Quelles sont les différences entre la société civile de moyens (SCM), la société d’exercice libéral à responsabilité limité (SEL) et la société civile professionnelle (SCP) ? Quel statut est le plus avantageux fiscalement ? Nous verrons quelle structure privilégier en fonction de votre problématique personnelle.

Pour compléter cette réflexion, je détaille les différentes démarches administratives à effectuer, ainsi que leur chronologie propre jusqu’à l’obtention de votre carte de professionnel de santé. Une fois le précieux sésame obtenu, vous êtes enfin en mesure d’exercer et vos patients peuvent obtenir un remboursement auprès de la sécurité sociale.

Coût et investissements

Comment financer son projet

• Combien faut-il emprunter pour démarrer ?
• Quel matériel indispensable dois-je acheter ?
• Quelles sont les possibilités de financement ?

Dans cette partie, je vous révèle comment réaliser le business plan de votre cabinet. Ou comment anticiper dès le début les dépenses pour gérer au mieux votre trésorerie le moment venu.

De quel capital un praticien a besoin pour démarrer ? Quels sont les calculs à faire pour ne rien oublier ? Quel est le matériel indispensable pour démarrer ? Combien coûte-t-il ?
Selon le choix de local, il faut penser au prix du loyer, des éventuels travaux de constructions ou de rénovation, sans oublier l’achat de mobilier, le matériel informatique… Mais ce n’est pas tout : recruter demande de l’énergie, un investissement humain et financier important. Une fois que vous aurez déniché votre super assistante, il faudra la déclarer et payer son salaire.

Et les charges, vous y avez pensé ? Négligées par beaucoup de professionnels, elles ont un impact significatif sur la facture que vous aurez à payer chaque mois. Le taux de charge des cabinets dentaires est d’ailleurs le plus élevé de toutes les professions de santé. Il est indispensable, voire vital, d’estimer leur coût, et ce, dès le début de votre activité, avant même que vous ayez commencé à recevoir vos premiers patients. Vous l’avez compris, rien ne doit être laisser au hasard pour éviter toute mauvaise surprise.

Enfin, et surtout, nous verrons en détail quelles sont les différentes possibilités de financement, et les démarches à suivre pour les obtenir : banques, leasing, détail des taux des prêts, mensualités...

Développement du cabinet

Comment attirer la clientèle

• Comment se faire connaître ?
• Le marketing interne
• Le marketing externe

Ça y est, tout est prêt ! Vous êtes dans les starting-blocks : le projet est lancé, les investissement réalisés, le cabinet ouvre ses portes, le téléphone est branché et fonctionnel… Que faire maintenant pour qu’il se mette rapidement à sonner ?

Ouvrir un cabinet ne suffit pas. Se faire connaître demande du temps, des moyens et de l’énergie. Dans cette partie, nous verrons comment définir une stratégie pour déployer une image de marque professionnelle, engageante et développer sa notoriété. Nous détaillerons les différents dispositifs et support possibles (signalétique, site web, réseaux sociaux, brochures...) ainsi que les actions à mettre en place (événementiels, conférences…) pour atteindre et convaincre vos futurs patients.

Il est important de ne pas négliger la communication au sein de votre cabinet : Comment votre assistante accueille les patients, quel affichage est présent, quels supports pédagogiques sont à disposition (...) ? L’idée est de bien réfléchir à TOUT ce que vous allez mettre en oeuvre pour que votre patient, une fois entre vos murs, se sente rassuré, qu’un lien de confiance s’établisse. Votre image d’expert sérieux et professionnel (en un mot incontournable) en dépend !

Communication

Comment convaincre ses patients

• Connaître les 3 étapes psychologiques du patient
• Maîtriser la communication verbale et non verbale
• Faire adhérer son patient au traitement

Les premiers patients commencent à pousser les portes de votre cabinet flambant neuf, félicitations ! Finie la théorie, place à la pratique (et à un peu de psychologie).

Chaque patient est différent. Je ne vous cache pas que certains seront plus difficiles que d’autres. Tous ne sont pas conscients de leur problématique réelle. Définir les profils psychologiques auxquels le praticien est confronté facilite grandement sa tâche. Je vous expose à ce stade de la formation les 3 étapes psychologiques du patient (inconscient, semi-conscient et éveillé) ainsi que la méthode pour favoriser le passage de l’une à l’autre.

Ce que vous dites, les mots utilisés (communication verbale), mais aussi ce que vous ne dites pas, la gestuelle (communication non verbale) ne sont pas à prendre à la légère. Les termes trop techniques peuvent faire peur et sont à utiliser avec des pincettes. De la même façon, des postures inappropriées peuvent mettre le patient dans l’inconfort.

Malgré tout les efforts et la bonne volonté du monde, certains patients refuseront d’accepter la solution tant qu’ils n’auront pas conscience de leur problème. Je vous partagerai un ensemble de techniques que j’ai développées, basées sur l’utilisation de l’image (photo et/ou vidéo) pour qu’ils puissent visualiser leur problématique et accepter le traitement préconisé.

Organisation du cabinet

Comment optimiser son activité

• Quel protocole pour chaque acte ?
• Comment fixer ses prix ?
• Les ententes financières

Ce module est l’occasion de vous partager mes méthodes pour optimiser l’organisation de votre cabinet, gagner significativement en efficacité lors de vos interventions, fixer vos prix au plus juste et faciliter le règlement par vos patients.

A chaque pathologie son traitement. Mais avez-vous bien en tête quels instruments aligner, dans quel ordre et pour quelle chronologie ? A ce moment de la formation, je vous donne ma technique pour bien définir le séquençage de traitement et les astuces pour aller plus vite, sans sacrifier la qualité d’intervention.

Fixer ses prix n’est jamais facile. Je déterminerai avec vous le “juste prix” à appliquer pour chaque acte, en fonction des techniques utilisées, du temps qu’elles prennent, de leur coût réel...

Le patient a maintenant quitté le fauteuil, il est à l’accueil avec l’assistance et s’inquiète pour son porte-monnaie. C’est normal. Ensemble, nous définirons les meilleures solutions pour gérer le paiement, faciliter le règlement et ainsi mettre à l’aise le patient vis-à-vis de son compte en banque : chèques multiples, système de carte bleu pour payer en plusieurs fois ou différer le paiement, le temps qu’il soit remboursé par la sécurité sociale et sa mutuelle.

Gestion du temps

Comment gagner en efficacité

• Comment bien organiser son agenda ?
• Gérer l’ouverture de son cabinet sur l’année
• Quelle durée pour chaque acte ?

Imaginez la scène : C’est la fin de la journée, vous voilà lancé dans une extraction de dent compliquée. Vous êtes fatigué, le patient aussi. L’intervention prend plus de temps que prévu, votre assistante est sur le point de vous lâcher, car elle doit aller récupérer ses enfants à la garderie. Pour couronner le tout, les derniers (im-)patients présents dans la salle d’attente sont excédés par le retard accumulé. Le stress est à son comble, la situation sur le point de vous échapper, la panique vous gagne...

Pour éviter de telles situations cauchemardesques (mais qui peuvent arriver), il est primordial de bien gérer son agenda : classer ses rendez-vous en fonction du niveau de difficulté, du temps nécessaire pour chaque acte, de votre niveau de concentration requis est un indispensable auquel on ne pense pas forcément (surtout en début de carrière). Une bonne organisation, structurée, carrée et logique, permet d’installer une sérénité durable dans votre cabinet, de satisfaire tout le monde et de prévenir les situations compliquées.

Optimiser son temps implique aussi de gérer l’ouverture de votre cabinet sur l’année. Nous verrons comment planifier vos vacances pour profiter de périodes de repos bien mérité, au bon moment. A quelle(s) période(s) fermer, se faire remplacer ou pas sont autant de questions légitimes, et vitales, surtout les premières années !

Législation médicale

Droits, devoirs et obligations

• Les obligations du praticien
• Les obligations du patient
• Gestion d’un litige

Quels sont vos droits, devoir, obligations ? et celles de vos patients ? de vos employés ? Difficile de s’y retrouver dans un panel de législations différentes, parfois contradictoires et souvent méconnues par les jeunes praticiens.

Gardez l’esprit tranquille : titulaire d’un DU de droit, je vous apprendrai à sécuriser votre exercice et votre métier, dans le respect des règles et des lois, en toute quiétude.

Dans cet ultime module, je vous donnerai des techniques éprouvées pour éviter les conflits et gérer les litiges éventuels avec les patients ou les employés, la posture à adopter et la procédure à suivre pour y remédier.